实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案。除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心以及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档查档。大学毕业生自行携带档案还会造成工作中的许多信息无法入档、工作多年还是学籍档案等问题的发生。
档案保管存在误解
在采访中发现，一些大学毕业生和工作多年的人对档案保管还存在一些误区。
误区一：认为自行保管档案，方便又省钱。
实际上，按照国家规定，严禁个人保管本人或他人的人事档案。除党委组织部门和政府人事部门所属的人才交流服务中心以及普通高等院校可保管大学毕业生档案外，其他任何机构无权保管。用人单位只能向这些部门调档查档。大学毕业生自行携带档案还会造成工作中的许多信息无法入档、工作多年还是学籍档案等问题的发生。
误区二：认为只有公务员才用得上人事档案，国有企事业单位中的聘用人员、私企、外企员工和自主创业人员用不着档案。
实际上，有关专家表示，大学毕业生参加工作之后，遇到转正定级、办理养老保险社保福利、人事调动、工龄计算、户口落户，乃至妇女申请生育指标等情况时，都要用上档案;办理社会保险、领取失业金的主要依据也是个人档案记录。所以，无论是在国有企事业单位还是私营、外资企业，或是个人创业，档案都很重要，“弃档”会使个人利益得不到保障。
误区三：到一个地方迁一次档案。
其实不必这么麻烦。流动性比较强的人可以选择一个人际关系比较多、办理比较方便的地方人才交流服务机构办理人事代理，将来不管去到哪里，如有需要档案的时候，委托亲朋好友帮忙办理相关手续便可。
正视档案长远价值
毕业后把档案丢在学校或交予某地人才交流中心代理后一走了之，从未过问;自行保管档案却不知道把它塞到哪个旮旯……人事档案曾经是单位录用人员时必不可少的手续，但随着经济体制和人事制度的改革，其作用有所淡化，加上档案管理方式的变化，一些人误以为档案可有可无，对之漠不关心。
金小姐进入一家事业单位工作，单位实行的是聘用制，金小姐属于没有编制的。三年来，金小姐的工作、生活似乎与档案也没什么关系，最近单位准备为她缴纳养老保险，这时，她才发现不知自己的档案在哪。现在她还在多方打听，希望尽快找到档案的下落。
据介绍，档案具有为个人保存真实经历、个人行政隶属关系和为本人提供相关的人事服务的职能，是一些单位招聘、提拔人才的最基本、最可靠的依据。
档案袋里装的材料，通常包含初高中毕业登记表、高考相关档案、高考志愿表、大学学习情况表、实习鉴定表等。同时还有学历证书复印件、转正手续、考核表、各类奖惩记录、职称评定(报考)表、出国记录及各种鉴定材料。此外，涉及党团关系、政审、调函等一系列重要材料，也都存放在档案中。
相关专家建议，未就业的毕业生、在非公有制单位工作人员、被国有机关企事业单位临时聘用人员、报考公务员和机关工作者，都应重视自身档案，及时办理“人事代理”，以延续自己的档案工龄、工资等手续。同时，还可避免在办理职称评定、转正定级、政审以及开具考研、婚育证明等事务时带来不必要的麻烦。